ANÁLISE DE STAKEHOLDERS

Em todo projeto em que trabalhamos, uma coisa é fato: precisamos de apoio para que ele possa ser implementado. Entender quais são as pessoas que se beneficiarão do projeto, quais são as áreas, que tipo de retorno ele irá gerar aos acionistas, aos clientes e à comunidade nos ajuda a identificar suas partes interessadas (stakeholders) e a gerenciá-las ao longo de sua implementação. Afinal, não devemos nos comunicar com todos os stakeholders da mesma forma.

Análise de Stakeholders

Em projetos de qualquer importância, esse esforço em gerenciar de forma bem-sucedida seus stakeholders é o que pode tornar sua implementação adequada ou não. Identificar e entender suas necessidades e expectativas dentro e fora do ambiente do projeto eleva sua taxa de sucesso. Então, como saber quem são as partes interessadas e como gerenciá-las ao longo do projeto?

É disso que se trata a “Stakeholder Analysis“ ou Análise de Stakeholders. Você identifica as pessoas interessadas e seu nível de envolvimento com o projeto, o que lhe permitirá conhecer qual será seu relacionamento e abordagem com cada uma delas.

É um processo que abrange principalmente os seguintes aspectos:

Como analisar os Stakeholders?

Existe uma variedade de ferramentas que podem ser usadas para a Análise de Stakeholders. Não importa qual modelo você use, o processo é sempre o mesmo:

Identificar as partes interessadas do projeto;
Avaliar as partes interessadas (por interesse, influência, conhecimento sobre seu projeto, nível de suporte etc.);
Categorizar as partes interessadas em grupos que compartilham interesses e necessidades semelhantes;
Identificar estratégias de engajamento eficazes para cada grupo.

Quem são as partes interessadas (Stakeholders)?

Qualquer pessoa, empresa ou instituição que possa afetar ou ser afetada por seu projeto. Por exemplo: proprietários, investidores, colaboradores, clientes, fornecedores, agências governamentais, autoridades reguladoras, mídia e comunidades locais.

Uma técnica muito útil é se basear em projetos anteriores, revisar o histórico, identificar projetos semelhantes já executados, identificar quem foram as partes interessadas que desempenharam papéis importantes e realizar uma sessão de brainstorming. Se necessário, envolva pessoas de outras áreas e peça sugestões. É melhor ter muitas opções e precisar remover algumas do que deixar escapar alguma parte interessada importante.

Dependendo do projeto em questão, a lista de Stakeholders pode ser grande. É aí que você os categoriza por prioridades ou interesses semelhantes, direcionando sua abordagem e comunicação adequadamente para cada categoria.

Como categorizar as partes interessadas?

O objetivo desta etapa é identificar e interpretar as motivações de cada parte interessada pelo projeto para que possam ser tratadas adequadamente. Entender essas motivações ajudará a determinar os tipos de abordagem e até mesmo os argumentos mais adequados para cada categoria. Vamos analisar alguns fatores envolvidos nessa categorização:

Financeiro: O projeto causará ganho ou perda financeira para seus Stakeholders?

Valores morais e éticos: O projeto está sujeito a aceitação social? Isto é importante para os Stakeholders?

Direitos: O projeto afeta alguma questão de direito legal, como saúde e segurança das pessoas? Se sim, quais as opiniões dos Stakeholders?

Opiniões políticas: Opiniões políticas podem gerar apoio ou oposição ao projeto?

Interesses de negócio: O projeto afetará diretamente o negócio dos Stakeholders? Aumentará ou diminuirá a receita?

Conhecimento: Quanto de informação sobre o projeto cada Stakeholder possui?

Demografia: Existem fatores como idade, renda e localização que podem afetar o projeto?

Gestão ambiental: O projeto afeta questões ambientais?

Crenças religiosas: Há crenças religiosas envolvidas no projeto? Os stakeholders estão sendo atingidos?

Ferramentas para Categorização

Apresentamos alguns modelos de ferramentas que você pode usar para categorizar os Stakeholders e moldar sua estratégia de relacionamento com cada um deles durante a implementação do projeto:

Matriz Poder de Influência X Interesse

Essa Matriz categoriza as partes interessadas com base em sua autoridade e envolvimento no projeto. A Matriz mostra em qual quadrante a parte interessada se encontra, considerando seu nível de influência no eixo X e seu nível de interesse (o quanto é impactada pelo projeto) no eixo Y.

Ela irá te ajudar a identificar quais pessoas ou grupos você deverá:

Gerenciar de perto: Concentrar mais tempo e energia a fim de promover envolvimento. Atualizar constantemente sobre o status do projeto, envolver em tomadas de decisões importantes e evidenciar os ganhos que o projeto está gerando.
Atender suas necessidades: Evidenciar frequentemente sobre como projeto está atendendo suas necessidades.
Manter informado: Manter informados para que estejam sempre atualizados sobre o andamento do projeto.
Manter no radar: Compartilhar os principais objetivos e ganhos do projeto para que saibam do que se trata.

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Modelo de Saliência

Uma outra forma de fazer a análise de Stakeholders é usando o Modelo de Saliência ou Diagrama de Venn (Venn-Euler Diagram) para atribuir as partes interessadas a uma das sete categorias, que são priorizadas com base em:

Todas as partes interessadas se enquadram em um dos três círculos sobrepostos. Aqueles que se encaixam em mais de uma categoria (indicada pelas seções sobrepostas), requerem maior atenção.

As sete classes são:

Condicionados

São legítimos, mas não têm poder ou urgência. Seu envolvimento é contribuir com informações. Geralmente eles não requerem muita atenção.

Em Potencial

Têm poder, mas não urgência ou legitimidade. Mesmo detentores de algum poder, não conseguem agir devido à falta de legitimidade e urgência. Eles devem ser considerados, pois podem se unir a outros grupos, mas não há necessidade de planejar ações relevantes que os contemplem.

Exigentes

Têm urgência e suas necessidades precisam ser atendidas quando solicitadas.

Dominantes

Poder e legitimidade se sobrepõem neste caso. Eles têm legitimidade e autoridade, logo suas necessidades devem ser levadas em consideração.

Perigosos

Este grupo é chamado de perigoso pela combinação de suas necessidades de poder e urgência, o que os torna muito úteis, pois se atendidos aumentam o potencial de sucesso do projeto. Portanto, devem ser considerados prioridade.

Dependentes

São legítimos e têm urgência, mas não têm poder proporcional. Mantenha-os informados, pois eles podem ser úteis quando você precisar aproveitar seus pontos fortes para navegar pelas complexidades da organização.

Principais

A área mais importante neste modelo, onde o poder e a legitimidade convergem e se combinam com a capacidade de obter urgência da organização; a categoria mais crítica de Stakeholders que deve ser sempre informado, envolvido e satisfeito.

Esse modelo leva em consideração apenas aqueles que têm poder, urgência e legitimidade, eliminando aqueles que não possuem tal atributo e reduzindo o ruído no sistema.

Priorização das partes interessadas

Depois de identificar cada Stakeholder e seu nível de envolvimento, chegou a hora de criar um plano de engajamento para cada grupo considerando suas prioridades.

Cada grupo surge com suas necessidades específicas de estratégia de engajamento, tanto em termos de frequência quanto de tipos de interação.

Certifique-se de considerar a qualidade de seu relacionamento existente com os Stakeholders, como eles se sentem em relação ao seu projeto e quais questões são mais importantes para eles. Pergunte a si mesmo quem precisa saber o que e quando, e identifique estratégias que sejam eficazes para cada grupo.

A forma como você prioriza as partes interessadas pode depender da natureza do seu projeto, dos recursos disponíveis e do prazo. Por exemplo, você pode querer concentrar a maior parte de suas atividades de engajamento em Stakeholders que não estão familiarizados com seu projeto, mas que podem se beneficiar dele, para que possam se tornar poderosos defensores.

Não se esqueça que os interesses, expectativas e percepções dos interessados são dinâmicos; eles podem mudar de forma rápida e imprevisível. Certifique-se de monitorar as mudanças de posições ao longo do tempo e ajustar suas estratégias para levar em conta quaisquer novos desenvolvimentos.

A ajuda e o apoio dos Stakeholders desde o início do projeto poderá transformar muitas outras pessoas em apoiadores de suas iniciativas.

Colocando em Prática

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Envolva as pessoas

Envolver outras pessoas e áreas no momento de identificar os Stakeholders do projeto assegura maior acuracidade.

Trate os Stakeholders de forma individualizada

Compreender que cada Stakeholder pertence a uma categoria específica que precisa ser gerenciada de forma singular é fundamental para o bom andamento do projeto.

Escolha a ferramenta certa

Utilize cada ferramenta de acordo com sua necessidade. Não existe uma ferramenta melhor ou pior que a outra e ambas são eficientes para realizar a análise de Stakeholders.

Pergunte-se

Sei quais são meus três principais Stakeholders?